Thuật ngữ KPI là gì? Cách tính và cách đánh giá KPI hiệu quả

KPI là một thuật ngữ ngày càng phổ biến và quen thuộc trong kinh doanh, sale, marketing,... Do chỉ mới được ứng dụng mạnh mẽ trong một vài năm trở lại đây, nên với những người mới đi làm sẽ khó có thể biết được KPI là gì, cách tính và đánh giá KPI như thế nào,... Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về thuật ngữ này, mời bạn cùng theo dõi bài viết ngay sau đây của Sàn So Sánh chúng tôi!

KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, tức là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc). Đây là một công cụ nhằm đo lường và đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện bằng số liệu, tỷ lệ và chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh lại hiệu quả hoạt động của cá nhân, bộ phận, tổ chức trong công ty. Mỗi một bộ phận sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá khách quan về hiệu quả làm việc của bộ phận đó.

Bên cạnh đó, KPI cũng là cơ sở để nhà quản lý có thể đánh giá về thành tích của từng phòng ban,từng nhân viên và đưa ra những mức thưởng khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.

KPI là gì trong kinh doanh?

Ngoài ra, mục đích chính của việc sử dụng KPI là để đánh giá và đảm bảo người lao động đã thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong bảng mô tả công việc. Điều này góp phần cho việc khen thưởng - trách phạt trở nên minh bạch, rõ ràng, công bằng và hiệu quả hơn.

Ưu điểm & nhược điểm của chỉ số KPI là gì?

Ngay sau đây, Sàn So Sánh sẽ liệt kê ra những ưu điểm, nhược điểm của KPI mà các doanh nghiệp nhất định cần nắm rõ trước khi tiến hành áp dụng KPI vào tổ chức của mình.

Ưu điểm & nhược điểm của chỉ số KPI là gì?

Ưu điểm của KPI là gì?

• Chỉ số KPI giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường về sức tăng trưởng so với mục tiêu một cách rõ ràng. Từ đó, KPI cũng đồng thời giúp ban lãnh đạo đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên và các phòng ban.
• KPI là một chỉ số có độ chính xác cao, thế nên việc khen thưởng cũng sẽ công bằng và minh bạch hơn.
• Hơn nữa, KPI còn là một “chất kết dính”, giúp tăng sự liên kết giữa các cá nhân, phòng ban có liên quan tới nhau trong cùng một tổ chức.

Nhược điểm của KPI là gì?

• Để có được một bảng đánh giá hiệu quả công việc một cách khoa học và hiệu quả nhất, người lập ra bảng KPI này nhất định phải là một người có chuyên môn cao, hiểu rõ về KPI là gì, cách đánh giá và cách tính KPI như thế nào,...
• Hiệu quả của bảng KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong khoảng thời gian dài.

Phân loại KPI phổ biến trong doanh nghiệp

Sau khi đã tìm hiểu xong về KPI là gì, chúng ta cần biết được rằng trong các tổ chức, mỗi phòng ban, mỗi bộ phận sẽ đều có hệ thống KPI khác nhau. Do đó, thật không quá khó hiểu khi KPI trong kinh doanh lại khác KPI của sale hay KPI của Social,...

Tuy nhiên, nếu xét về tổng quan thì KPI sẽ được chia ra làm 2 loại chính bao gồm: KPI mang mục tiêu chiến lược và KPI mang tính chiến thuật các tổ chức, mỗi phòng ban, mỗi bộ phận sẽ đều có hệ thống KPI khác nhau. Do đó, thật không quá khó hiểu khi KPI trong kinh doanh lại khác KPI của sale hay KPI của Social.

Tuy nhiên, nếu xét về tổng quan thì KPI sẽ được chia làm 2 loại chính, bao gồm: KPI mang tính mục tiêu chiến lược và KPI mang tính chiến thuật.

Đối với những hệ thống KPI được gắn liền với mục tiêu mang tính chiến lược, chúng sẽ thường là profit, tiền, market share,... Bởi những yếu tố này sẽ tác động và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty.

Ví dụ: KPI chiến lược của công ty là phải đạt doanh số 20 tỷ/tháng và 240/năm. Trong trường hợp không đạt được mục tiêu đó thì công ty, doanh nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng nặng nề.

Ngược lại, với những hệ thống KPI được áp dụng mang tính chiến thuật, chúng thường là để giúp cho những chiến lược trước đó được hoàn thành.

Ví dụ: KPI chiến thuật của công ty là mỗi tháng phải kéo được 50.000 traffic tự nhiên về cho website. Tuy nhiên, dù cho lượng traffic có đạt được chỉ tiêu hay không thì điều này cũng không thể đảm bảo được rằng công ty vẫn đạt được mục tiêu doanh số đã đề ra. 

Mặc dù vậy, các chỉ số KPI vẫn là một chỉ số có thể đo lường và phát triển tính hiệu quả của chiến thuật đó. 

Thế nên, khi lượng traffic tự nhiên được tăng lên đồng nghĩa với việc sẽ có nhiều người tiếp cận, biết tới sản phẩm, dịch vụ của công ty bạn hơn. Đồng thời, điều này cũng giúp khả năng chốt sales tăng lên đáng kể. Từ đó, việc tăng traffic sẽ gián tiếp giúp doanh nghiệp tăng doanh thu.

Cách xác định KPI chuẩn nhất chỉ với 5 bước

Để người lao động đi theo một khuôn mẫu đúng đắn cho đầu mục công việc tại phòng ban mà họ phụ trách, là người làm quản lý, chúng ta nhất định phải biết các xác định KPI hiệu quả và phù hợp cho từng vị trí, từng phòng ban. Và sau đây, Sàn So Sánh sẽ liệt kê giúp bạn 5 bước cơ bản giúp bạn có thể xây dựng được hệ thống KPI cho nhân viên chuẩn nhất chỉ với 05 bước

Cách xác định KPI chuẩn nhất chỉ với 05 bước

Bước 1: Xác định rõ bộ phận/người xây dựng KPIs

Có 2 phương án chính như sau:

• Phương án 1: Các trưởng bộ phận hay trưởng phòng, trưởng ban chức năng là những người hiểu rõ và nắm được tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí, chức danh trong bộ phận. Vì thế, họ sẽ là người trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận,phòng hoặc ban đó. Nếu bộ phận, phòng hoặc ban đó càng lớn thì càng chia nhỏ KPI cho các cấp dưới.
• Phương án 2: Bộ phận nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra một bộ KPIs cho phòng, ban hoặc bộ phận. Phương án này sẽ đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra sẽ có thể không thực tế, hoặc không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận, phòng hoặc ban đó. Để khắc phục được vấn đề này, hệ thống KPI ngay sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của các bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI cần có trong tổ chức

Do mỗi vị trí, mỗi bộ phận sẽ có từng chức năng, trách nhiệm riêng. Thế nên, xác định được các yếu tố chính là bước quan trọng nhất khi xây dựng được các chỉ số KPI phù hợp. Ngoài ra, điều này còn đảm bảo được tính chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của từng phòng ban trong doanh nghiệp.

Sau khi đã thống nhất được các yếu tố, chỉ số KPI cần có, người xây dựng KPI cần ứng dụng quy tắc SMART để đánh giá về từng chỉ số thực hiện công việc.

Tiêu chí SMART được dùng để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc

• S (Specific): Mục tiêu cụ thể
• M (Measurable): Mục tiêu cần phải đo lường được
• A (Attainable): Mục tiêu trong khả năng đạt được
• R (Relevant): Mục tiêu cần thực tế
• T (Timebound): Có thời hạn cụ thể cho mục tiêu

Nếu các chỉ số KPI được xây dựng không đạt được về tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ra ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng, thậm chí nó còn gây ra hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.

Bước 3: Đánh giá về mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định được KPI cho từng vị trí trong doanh nghiệp, thì đã đến lúc chúng được áp dụng vào trong việc quản trị. Để có thể phân chia mọi đầu mục công việc, bạn cần phân KPI về 3 nhóm chính:

• Nhóm 1: Công việc cần tốn nhiều thời gian để thực hiện, có ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung của công ty.
• Nhóm 2: Công việc cần tốn ít thời gian để thực hiện, có ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung. Hoặc công việc tốn nhiều thời gian để thực hiện nhưng lại có ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
• Nhóm 3: Công việc tốn ít thời gian để hoàn thiện và có ảnh hưởng ít tới mục tiêu chung.

Mỗi nhóm này sẽ thường có các trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng mà có thể chia mức độ ưu tiên như: nhóm 1: 50%; nhóm 2: 30% và nhóm 3: 20%

Để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của một nhân viên, chúng cần bao gồm cả 3 yếu tố KPI: 1, 2 và 3.

Bước 4: Liên hệ giữa bảng đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi một mức độ hoàn thành KPI khác nhau, người xây dựng hệ thống KPI sẽ trực tiếp xác định về một mức lương thưởng nhất định.

Chính sách này có thể đã được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo hoặc những trưởng phòng thâm niên cao trong doanh nghiệp. Hoặc mức lương thưởng này cũng có thể do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu lại KPI

Hệ thống KPI cần phải được theo dõi và điều chỉnh phù hợp theo thời gian.

Đầu tiên, hãy xem xét về các KPI vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu trong đó là phù hợp. Có thể khi xây xong KPI, công ty sẽ mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối đa của KPI. 

Ngoài ra, một khi đã đạt được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó ít nhất trong một năm.Sau một năm, người lập ra bảng KPI cần phải đánh giá lại tính hiệu quả của công việc khi làm theo KPI và mục tiêu hiện tại của công ty. Nếu những đầu mục cần hoàn thành không thể đáp ứng được mục tiêu của công ty, bạn cần phải thay đổi KPI (hay còn gọi là tối ưu lại KPI).

Cách tính KPI trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số cách tính KPI phổ quát tốt nhất mà Sàn So Sánh chúng tôi đã tìm thấy:

• Doanh thu mỗi nhân viên = Tổng doanh thu / Tổng số lượng nhân viên * 100%

Đây là chỉ số cơ bản nhất về doanh số mà mỗi nhân viên có thể mang lại. Chúng rất có ích trong việc đảm bảo lực lượng lao động của công ty chứ không phải là chi phí cố định. Chúng thường được sử dụng để đánh giá về lợi nhuận của các công ty.

• Lợi nhuận mỗi nhân viên = Tổng lợi nhuận / Tổng số lượng nhân viên * 100%

Tương tự như trên, cách tính KPI này sẽ nói lên hiệu suất của nhân viên khi phá vỡ lợi nhuận thô một cách miễn phí. Điều này có thể mang lại hữu ích cho các công ty có nhân viên từ xa hoặc người làm việc tự do - những người không phải chịu chi phí như các nhân viên nội bộ.

• Tỷ lệ hoàn thành nhiệm = Tổng thời gian trung bình để hoàn thành cùng một nhiệm vụ / số lần thực hiện

Đây là một cách tính KPI phổ biến nhất tại Việt Nam. Do đó, chúng nên được coi là một hướng dẫn sơ bộ để thông báo về hiệu quả chung của nhóm của bạn. Ngoài ra, chúng còn rất hữu ích để hiểu được các giai đoạn khác nhau của dự án. Vì vậy, bạn có thể cải thiện và dự toán ngân sách và mức thưởng công bằng cho công việc của mình.

Cách đánh giá KPI hiệu quả

Để đánh giá công việc của từng nhân viên chuẩn xác, phù hợp theo KPI, thì bạn có thể tham khảo và thực hiện theo các bước sau:

CFS - Xác định nhân tố thành công/quan trọng của tổ chức

Bước đầu tiên để có thể đánh giá được KPI hiệu quả, chúng ta cần phải xác định được đâu là nhân tố dẫn đến thành công của doanh nghiệp (CFS). 

CFS là một khái niệm được D. Ronald Daniel đưa ra tại những năm 1960. Sau đó, CFS đã được áp dụng phổ biến trong việc xác định về các yếu tố cần thiết để một tổ chức đạt được mục tiêu lớn của mình như: tầm nhìn, sứ mệnh.

Một số câu hỏi khá hay và hữu ích có thể giúp bạn xác định được CFS của tổ chức mình như:

• Những yếu tố có khả năng giúp doanh nghiệp mau chóng đạt được kết quả như mong muốn?
• Những điều kiện nào cần thiết để tạo ra kết quả đó?
• Những công cụ/phương tiện nào có thể hỗ trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu?
• Những kỹ năng nào của nhân viên sẽ cần thiết để giúp tổ chức đạt được mục tiêu?

Vì CFS sẽ định hướng những vấn đề hoặc khía cạnh về hoạt động trong công ty, cần được đội ngũ nhân viên thực hiện tốt hàng ngày. Do đó, nếu muốn áp dụng và đánh giá hiệu quả công việc theo KPI, bạn cần xác định được CFS một cách rõ ràng, cụ thể.

Xác định các nhân tố thành công của tổ chức sẽ giúp bạn biết được KPI nên tập trung vào điều gì 

Xác định các thước đo về hiệu quả làm việc cho toàn bộ tổ chức

Sau khi đã biết và xác định được CFS, bạn hãy xây dựng các thước đo về độ hiệu quả khi làm việc cho tổ chức. Bạn có thể hình dung như sau: CFS là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được, KPI là con đường, cách thức để tổ chức có thể đạt được mục tiêu đó. 

Hệ thống KPI này của tổ chức sau đó sẽ cần được phổ biến đến toàn bộ nhân viên. Đồng thời, các phòng ban, các đội nhóm sẽ cần xây dựng KPI riêng của nhóm mình và lên kế hoạch thực hiện.

Do mỗi phòng ban và mỗi nhân viên sẽ có từng KPI riêng, nhưng vẫn phù hợp với đặc thù công việc của mình. Nên xét về tổng thể, việc hoàn thành KPI của từng nhân viên sẽ công hưởng và giúp cả phòng đạt được KPI. Và KPI của từng phòng trong công ty cũng phải được cộng hưởng để hoàn thành được KPI chúng nhất.

Thế nên, ta có thể thấy rằng việc xác định được các thước đo về hiệu quả làm việc với KPI nên được xem xét trên tổng thể. Bởi đây là một bức tranh chung, cần được thống nhất từ a đến z.

Giám sát nhân viên bằng bảng báo cáo

Sau khi đã xác định được hệ thống KPI cho tổ chức/doanh nghiệp, bạn cần tiếp tục giám sát việc thực hiện KPI thông qua một loại bảng. Bảng này sẽ được cập nhật theo hàng tuần, hàng tháng bằng các báo cáo về hiệu suất làm việc của từng phòng ban, từng bộ phận.

Nếu là người đứng đầu tổ chức, bạn cần theo dõi về sự thay đổi của các chỉ số để giúp các KPI phát huy hết hiệu quả, thúc đẩy hiệu suất làm việc tổng thể của doanh nghiệp. 

Ví dụ: Khi KPI đang liên tục báo động đỏ, tức các phòng ban hoặc đội nhóm đó đã không hoàn thành và chỉ dừng lại ở mức trung bình. Lúc này, bạn cần phải tìm ra giải pháp cùng các phòng ban/đội nhóm đó. 

Còn trong trường hợp bảng báo cáo KPI luôn ở mức tốt và xuất sắc, bạn cũng có thể tìm hiểu sâu hơn về các nhân tố tích cực, quan trọng khi thực hiện công việc để liên tục cải tiến được hiệu suất.

Đánh giá kết quả công việc

Cuối cùng, bạn nên dựa trên kết quả và mức độ hoàn thành KPI để đánh giá về độ thành công của tổ chức và từng cá nhân. Vì kết quả thực hiện KPI rất rõ ràng, cụ thể, thế nên bạn có thể căn cứ theo đánh giá KPI đó để đánh giá về từng bộ phận đang thực hiện mục tiêu như thế nào. 

Mặc dù vậy, KPI cũng chỉ là một con số có thể bị tác động rất nhiều bởi yếu tố khách quan như: thị trường, khách hàng,... hay quá trình làm việc của nhân viên đó. Thế nên, khi đánh giá về kết quả công việc của cấp dưới, bạn cũng nên cân nhắc về các yếu tố có thể tác động này.

Ví dụ: Nhân viên kinh doanh A trước thời điểm dịch bệnh Covid bùng phát, họ liên tục hoàn thành KPI ở mức xuất sắc. Thế nhưng vào thời điểm toàn thành phố bị phong toả, nhân viên này rất khó để hoàn thành KPI ở mức khá. Do đó, kết quả đánh giá công việc nên cân nhắc tới những yếu tố khách quan kèm theo để công bằng hơn với nhân viên.

Như vậy, Sàn So Sánh và bạn đã cùng nhau tìm hiểu xong về KPI. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được KPI là gì và cách tính, cách đánh giá hiệu quả nhất. Nếu bài viết trên chưa giải đáp được các thắc mắc của bạn về KPI, đừng ngại ngần để lại 1 comment để chúng tôi sớm cập nhật. Ngoài ra, để theo dõi thêm nhiều thông tin hữu ích khác từ chúng tôi, vui lòng truy cập vào web Sàn So Sánh hàng tuần!